Ser empreendedor requer uma série de cuidados e de responsabilidades. A parte financeira de uma empresa necessita de atenção e algumas demandas são recorrentes. É preciso conhecer alguns dos principais pontos que envolvem a rotina de um empresário.
O cancelamento de nota fiscal é um deles. Se houver qualquer divergência de informações ou ocorrer outra situação que impeça o pagamento do documento, existe a possibilidade de cancelar a sua emissão por meio de recursos legais.
Quando é possível cancelar a nota fiscal?
A possibilidade de fazer o cancelamento de nota fiscal deve seguir algumas regras. A primeira delas é quando há erros de informações na nota. Na rotina da empresa e na quantidade de informações às quais a pessoa está submetida diariamente, ter algum erro de digitação ou de informação na nota é comum, mas deve ser corrigido por meio do cancelamento — e a emissão de uma nota cujos dados estejam corretos.
Entre as informações principais, destacamos:
- CNPJ da empresa ou do fornecedor;
- razão social de ambos;
- nome dos fornecedores;
- cálculos, entre outros.
Além disso, caso o cliente desista da contratação de seus serviços — e a emissão já tenha sido concretizada —, também existe essa possibilidade. Existem algumas regras relacionadas ao Fisco que devem ser atendidas para que haja o cancelamento da nota fiscal:
- o cancelamento da nota fiscal só é permitido se ele for registrado antes da saída da mercadoria;
- para que ele seja concretizado, o destinatário não pode realizar a Ciência da Emissão;
- com todas as condições atendidas, é preciso que haja a confirmação do cancelamento em um prazo de 24 horas.
Quais os cuidados que devem ser respeitados?
Alguns cuidados que são necessários para esse processo.
Atentar aos prazos: inicialmente, a empresa deve estar atenta ao prazo de sua região para realizar o cancelamento de nota fiscal. De modo geral, os estados atribuem até 24 horas para que o seu negócio possa concretizar essa atividade. Porém, existem locais em que o tempo é menor.
Porém, quando o prazo é ultrapassado, ainda há a possibilidade do cancelamento, desde que se pague uma multa relativa ao documento — 1,5% do valor do tributo. Também é necessário entrar com um processo administrativo, cuja denominação é a de “cancelamento extemporâneo”. Esse tipo de cancelamento só pode ser feito no site da Sefaz de seu estado, de acordo com as particularidades apresentadas.
Cuidado aos critérios estabelecidos: conforme vimos, existem critérios e regras relacionados ao nosso Fisco que devem ser atendidos para efetuar o cancelamento de nota fiscal. Antes de prosseguir com essa atividade, portanto, analise quais são esses tópicos e entenda se o seu estado conta com especificidades relacionadas ao cancelamento.
Nota cancelada. O que fazer agora?
Independentemente de qual seja o motivo do cancelamento da nota, é preciso entender quais são os próximos passos necessários. Primeiro, tenha processos internos bem definidos que contribuam para um controle mais preciso de suas áreas. Sempre que o cancelamento for efetivado, é preciso que a pessoa responsável realize a escrituração sem valor. Para isso, existe a necessidade de realizar uma consulta à legislação tributária vigente, de modo que a empresa atenda a todos os requisitos. Outro ponto importante: assim que cancelar, é preciso informar no Sped Fiscal.
Conferência de todas as informações
Se o motivo do cancelamento for devido a informações erradas, não deixe de realizar uma checagem antes de emitir outro documento. A orientação é ter a atenção redobrada a essa questão, uma vez que isso impacta na produtividade e gera retrabalho a toda a equipe.
Fonte: Contadores CNT